Escuchar la palabra mantenimiento, nos hace pensar en maquinaria, vehículos, instalaciones e incluso limpieza. Todo es susceptible de requerir un mantenimiento mínimo para prolongar su vida útil. Aunque en ocasiones, lo pasamos por alto. No somos muy conscientes de la necesidad de llevar a cabo ciertas acciones para que las cosas, funcionen o se mantengan en un estado óptimo. Desde El Laboratorio Informático, expertos en mantenimiento informático para empresas, nos han hecho ver, la necesidad de llevar a cabo tareas de mantenimiento en los equipos informáticos. Algo que a nivel personal, puede pasar, pero que en una empresa debe ser ley.
Actualmente y de forma inevitable, la informática está presente en prácticamente todo tipo de empresas. En mayor o menor medida, el uso de equipos informáticos y ordenadores, es fundamental. No hay empresa que no cuente con al menos un ordenador para gestionar la misma. Sin contar que los equipos informáticos son una herramienta de trabajo para muchos empleados.
Una caída en el sistema, un fallo en el hardware o un error del software, pueden dar al traste con horas, días o meses de trabajo, solo por no haber hecho un mantenimiento adecuado. Para cubrir esta necesidad y resolver los problemas que pueden surgir de los errores informáticos, existen expertos en mantenimiento que ofrecen este servicio que, a su vez, consiste en una prevención de riesgos.
Como bien es sabido, el mantenimiento, garantiza un funcionamiento óptimo y correcto de los equipos informáticos y el sistema. Cualquier incidencia en ellos, puede ocasionar grandes pérdidas en una empresa, además de demora en los trabajos. Por esta razón, vamos a adentrarnos en este tipo de mantenimiento para conocer sus características y en que consiste.
En primer lugar, debemos saber que el mantenimiento informático para empresas, consiste en la realización de una serie de tareas que tienen como finalidad, mantener los equipos y prevenir las posibles fallas, procurando un servicio optimo de los equipos y sistemas informáticos. En resumidas cuentas, se trata de conseguir que los ordenadores, sean operativos y cuenten con una vida útil, lo mas larga posible.
Servicios que brinda el mantenimiento informático
Cada empresa puede ofrecer una serie de servicios según las necesidades particulares de cada cliente que demande el mantenimiento. No obstante, las prestaciones más comunes son las que vamos a detallar a continuación.
El Centro de Atención a Usuarios (CAU), como su nombre indica, se trata del servicio de atención a los usuarios y responde a la necesidad de unificar y centralizar todas las comunicaciones que hagan los usuarios. Estas pueden ser en forma de petición, incidencia, queja, etc.
Dentro de las principales funciones y actividades que realiza el CAU, destacan:
- Atención a usuarios a través de llamadas, correo electrónica o herramientas web para gestionar incidencias.
- Registro, tipificación, priorización, resolución o reasignación de las incidencias.
- Primer nivel de resolución de incidencias, inmediatas y de fácil solución.
- Segundo nivel de resolución de incidencias, que consiste en la reasignación de las mismas cuando no pueden ser resueltas a otros equipos de soporte.
- Coordinación y seguimiento de incidencias hasta su total resolución.
- Gestión de las reclamaciones propuestas por los usuarios.
- Notificación a los usuarios del estado de las incidencias.
- Control del cumplimiento de la calidad del servicio, tiempo de respuesta, disponibilidad, etc.
Los encargados de realizar todas estas acciones, utilizarán para su desempeño los protocolos y bases establecidos.
Otro servicio consiste en el mantenimiento del hardware y se especializa en los componentes de los equipos personales como ordenadores, impresoras, periféricos, etc. Gracias a este tipo de mantenimiento, se pueden identificar averías y solucionarlas mediante configuración o sustitución de los componentes. Las principales tareas de este servicio incluyen:
- Asistencia in situ o remota.
- Atención y resolución de peticiones de servicio,
- Instalación, configuración y actualización de los sistemas operativos y las aplicaciones.
- Instalación y configuración de periféricos.
- Configuración de equipos de trabajo.
- Reparación y sustitución de piezas.
- Gestión y tramitación de incidencias.
- Documentación de todas las tareas.
El servicio de soporte local es otra de las acciones que comprende el mantenimiento informático. Esta actividad en particular, se relaciona con la infraestructura y los equipos de la red local de la empresa en cuestión. Las tareas primordiales que debe llevar a cabo son:
- Asistencia al usuario, encargándose el personal técnico del diagnostico de las incidencias de red reportadas.
- Configuración del WiFi.
- Asistencia y diagnóstico de las incidencias en la conexión por WiFi reportadas por los usuarios.
Es fundamental, incluir en el mantenimiento, soporte para las aplicaciones informáticas. Las constantes actualizaciones requieren de una serie de acciones como pueden ser:
- Instalación y configuración del sistema operativo.
- Instalación y asesoramiento sobre los diferentes paquetes ofimáticos.
- Actualización de los sistemas operativos y el software ofimático.
- Apoyo en la configuración y la instalación del software como las aplicaciones.
- Asesoramiento.
De forma ocasional, puede brindarse asistencia sobre trámites electrónicos, información, orientación y asesoramiento en todo lo referente a los tramites que se llevan a cabo mediante la administración electrónica.
El mantenimiento de los servidores, es otro de los servicios que componen el mantenimiento. Esta parte del equipo informático, posee una serie de características que hace que su mantenimiento sea un punto crítico dentro de cualquier empresa u organización. Las acciones a realizar en este aspecto son:
- Asesoramiento para diseñar, dimensionar e implementar el sistema correspondiente.
- Revisar y asesorar sobre las actualizaciones.
- Centralizar los servicios de impresión, datos y documentos.
- Administrar los dominios.
La seguridad tecnológica es un pilar fundamental para el mantenimiento de un sistema informático. Dentro del servicio, este es uno de los aspectos más importantes y que más hay que cuidad. Para ello, las tareas a realizar son las siguientes:
- Hacer copias de seguridad de los datos.
- Hacer copias de seguridad de servicios del propio sistema, programando replicación periódica de los servidores.
- Implementar sistemas redundantes.
- Instalar y actualizar antivirus y cortafuegos para prevenir los ataques externos.
- Controlar los accesos mediante definición de permisos.
Importancia del mantenimiento informático en la actualidad
En la actualidad, contar con servicios de mantenimiento informático, ha pasado de ser una opción a una necesidad. Para las empresas, es crucial contar con servicios de este tipo para mantenerse y que todo funcione a la perfección.
Con independencia de quien realice las tareas, si se trata de un equipo propio de la empresa o un servicio externo, no debe faltar personal cualificado que se encargue de realizar todas las tareas necesarias para procurar un óptimo funcionamiento.
Un pequeño problema en el sistema informático, puede generar un desbarajuste importante en la empresa. Esto conlleva pérdidas económicas, así como de datos y de tiempo. Contando con un buen servicio de mantenimiento, pueden evitarse en gran medida este tipo de pérdidas.
Disponer de estos servicios y cumplir con las tareas adecuadas, llevando a cabo un mantenimiento periódico, ofrece seguridad y garantiza la salvaguarda de datos e información importante, en ocasiones, confidencial y en general, relevante, para cada empresa.
Al mismo tiempo, se evita incurrir en mayores gastos por la necesidad de cambiar los equipos, ya que, con un buen mantenimiento, se prolonga su vida útil. Del mismo modo que, se abaratan costes, tanto a nivel reparación, pues se evitan males mayores mediante la prevención, como a nivel de tiempo. Los equipos estarán siempre en condiciones de funcionar y en caso contrario, el tiempo de reparación disminuirá considerablemente.
Para cuestiones de seguridad, los encargados del mantenimiento, realizan tareas primordiales, encargándose de mantener al día los antivirus y cortafuegos y mantienen un control del acceso a los datos minucioso.
En resumidas cuentas, el mantenimiento informático, consiste en la realización de una serie de tareas, llevadas a cabo por personal cualificado y especializado en las mismas. El objetivo es mantener el nivel óptimo de los sistemas informáticos y que sean operativos el mayor tiempo posible.
Sus ventajas, cuando se trata de un servicio externo, la cuota fija que garantiza no incurrir en gastos innecesarios en caso de avería. La prioridad para resolver los problemas de cada cliente, es lo más importante, con lo que no habrá demoras. La asistencia técnica puede ser remota o in situ, según la necesidad.
En cuanto a las acciones que lleva a cabo un servicio de mantenimiento, recordamos, se encuentran las revisiones de todos lo equipos, el mantenimiento de los servidores, la reparación de los mismos, la seguridad informática, una buena gestión de la información y realización de copias de seguridad. Incluyendo, además, la renovación del software y otras tareas que pueden contratarse o no, según necesidades de cada empresa.
Para concluir, repetir que, como ya sabemos, en la actualidad, todo esta en la red. Los equipos informáticos, los dispositivos móviles, todo artefacto electrónico y digital, esta interconectado. Teniendo en cuenta que toda la información, personal o empresarial, se encuentra encerrada en los equipos, la importancia de proporcionar un buen servicio de mantenimiento informático, es extrema. A fin de cuentas, nos implica a todos ya que la información proporcionada, viaja de una empresa a otra, sin que seamos conscientes de ello. Salvaguardar y proteger todo lo que se mueve a través de los ordenadores, debe ser una prioridad.
