El que se implemente con éxito un software para la gestión de documentos empieza con una comprensión de lo que quiere realmente la empresa. De igual forma, el conocimiento de las capacidades que tiene el software de gestión documentos es fundamental para que se desarrolle de un documento de requisito de que ayude al proceso de selección para el proveedor y de cara a gestionar el proyecto.
Las características más importantes de un software de gestión de documentos deben incluir una serie de funciones estándar y otras más avanzadas en relación con la seguridad, donde se debe automatizar el flujo de trabajo o se quieren integrar los sistemas.
Características estándar de un software de gestión documental
Capacidad de búsqueda
Hay bastantes softwares de gestión de documentos que usan funciones potentes para que se pueda ayudar a los usuarios a que encuentren sus datos y documentos con rapidez.
Control de las versiones
Con ellas se guardan distintas versiones del documento, lo que hace que el usuario pueda volver a anteriores versiones en el caso de que lo necesite. Puede ser de gran utilidad para cuando alguna sección de un archivo de Word se borre por accidente.
Registros de auditoría
Es un historial bastante completo de toda actividad que se haga en el software de gestión de documentos. Aquí podemos ver algunas acciones como la creación, cambio, copia, movimiento y eliminación de documentos.
Marcado
Una característica que ayuda a que las empresas puedan asignar a los documentos una fecha de vencimiento. Cuando llegue, o se elimina el documento o el usuario recibirá una notificación de que hay que deshacerse del archivo. Una característica de lo más útil a la hora de cumplir con los requisitos que lo que hacen es dictar lo que dura la retención de los documentos.
Anotaciones
Las anotaciones funcionan como los post-it, permitiendo a los usuarios añadir o eliminar información sobre los documentos sin que se altere de forma permanente la imagen original. Al ser las anotaciones superposiciones, los documentos pueden imprimirse con o sin ellas.
Seguridad
Con ellos se puede controlar quienes tienen acceso a distintas partes del sistema y las acciones que pueden hacer. El permiso que se establece lo que hace es determinar cómo los usuarios pueden interactuar con la información que haya en el sistema.
Cómo elegir un buen software de gestión documental
Facilidad para usarse
Este tipo de software debe ser sencillo de usar, de no ser así puede tardar demasiado en ser usado.
Flexibilidad y escalabilidad
El programa para la gestión de documentos tiene que poder ser capaz para poderse adaptar a las necesidades nuevas que tiene la empresa según crece y pudiendo potenciar los servicios.
Buscador potente
Las empresas lo que quieren, según como nos comentan por su experiencia los expertos de programesdegestio.cat es que ordenen y clasifiquen los distintos tipos de archivo, además que se requiere que el programa permite buscarlo sencillo.
Movilidad
Los profesionales deben desplazarme y consultar recursos en los distintos dispositivos, por lo que si los profesionales pasan el día fuera de la oficina, debes asegurarte de elegir un software que se encuentre disponible en distintos soportes.
Alarmas y avisos
Pueden configurarse las alarmas y notificaciones para las actividades cuyo vencimiento esté próximo.
Formación y soporte técnico
Cuando el programa de gestión de documentos es lo bastante simple, no es necesario que los trabajadores reciban formación. El caso es que es fundamental que la empresa que le de el software y tenga un equipo de profesionales y de consultores que nos orienten y den soluciones a los problemas que puede llegar a contar el cliente.
Seguridad
Es fundamental cuando se habla de facturas, albaranes o los datos de contacto, donde lo que hacen esta clase de programas tienen que garantizarnos la seguridad y privacidad.
Versiones
Existen multitud de empresas que lo que hacen es vender programas que no son actualizados y que están obsoletos en menos de 12 meses.
La integración con terceros
Es de bastante utilidad que pueda integrar otra serie de programas básicos como el paquete Office.
Tecnología workflow
Los programas de gestión hacen posible el ver, editar y controlar los distintos flujos de trabajo, siendo fundamental para que funcione bien la empresa.
Esto es lo que podemos encontrar en un buen software de gestión de documentos. Debemos esperar que una inversión como esta sirva y que aumente la productividad de la empresa gracias a ese programa. La eficiencia es un gran objetivo y contar con un buen programa ayuda a conseguirlo. Deseamos que esta información haya sido de utilidad.
