Como nos explican los especialistas de gitdoc.es, tanto el servicio de depósito como el de custodia de archivos se basa en una buena protección a nivel de documentación. Todo esto hace que la externalización del servicio de custodia que se contrate tendrá que ser garantía para recuperar la documentación en todo momento.
Es un hecho que externalizar la custodia en materia de documentación es un servicio de gran utilidad, beneficioso y altamente rentable, si lo hacemos bien. Veamos una serie de variables en las que pensar cuando se elige un proveedor de custodia externa en materia de documentación.
Instalaciones en propiedad
Contar con instalaciones de custodia que no se encuentren en propiedad, tiene riesgos, pues al final ponemos en manos de terceras personas desconocidas la protección de la documentación.
Ubicación en núcleo urbano
Cuando no están en un núcleo urbano esto va a tener una serie de riesgos en materia de seguridad de la documentación al encontrarse aisladas.
Armarios compactos
Las instalaciones de custodia sin armarios compactos tiene una serie de riesgos pues queda desprotegido el cuidado de la conservación de la documentación.
Instalaciones para detectar y extinguir incendios
Este tipo de instalaciones tienen riesgos, ya que el fuego es un importante enemigo de los archivos. Los archivos deben ser innífugos.
Control de los accesos
Cuando no tienen este tipo de control, debemos tener claro que es arriesgado, pues cualquiera puede tener acceso a esta clase de documentación.
Contar con sala especial
Las instalaciones para la custodia de archivo sin salas especiales para la custodia tiene una serie de riesgos, pues no hay medidas ambientales que sean adecuadas, lo que termina haciendo que se deteriore la información contenida en ellos. Por este motivo cobra gran importancia el que haya una sala que tenga las condiciones adecuadas.
Aplicación en concreto para la gestión de los documentos
Siempre son necesarias, puesto que de lo contrario no se puede recuperar la documentación en tiempo y forma adecuada.
Digitalización y destrucción en las mismas instalaciones
Las instalaciones de custodia de archivo que no tengan estos servicios de digitalización y destrucción de las propias instalaciones tienen una serie de riesgos al manipular triplemente, tanto por las personas como por los proveedores la documentación en cuestión.
Disponer de vehículos en propiedad y que cuenten con geolocalización
El que unas instalaciones para custodia de archivo no tengan sus propios vehículos y geolocalizados va a conllevar una serie de riesgos al dejar en manos de terceros el traslado de la documentación.
Además se tiene la garantía de que solo se transporta documentación, sin que haya riesgos de que haya deterioro por traslado junto a otra clase de envíos.
Se va a poder saber en todo momento donde está el vehículo con los documentos que tiene el cliente. Debe reducirse el mínimo imprescindible el uso de los transportes externos y siempre que haya garantías en cuanto al control del transporte y el estado en el que se encuentre.
RR.HH que tengan la debida cualificación
Cuando se tiene unas instalaciones donde no están cualificados profesionalmente los trabajadores, esto tiene un riesgo, pues se delegan las tareas de documentos que tienen información confidencial a personas que carecen de conocimientos específicos.
Es una garantía de que existe la responsabilidad del trabajo bien realizado. El conocimiento en cuanto a la documentación es fundamental en los depósitos de custodia. De igual forma se conoce lo importante que el un tratamiento adecuado de la documentación e información.
Los trabajadores cualificados tienen más eficiencia a la hora de tratar la documentación, ya que sabe lo que hace, lo que debe hacer y la forma en la que tiene que hacerlo, todo ello cumpliendo las normas nacionales e internacionales en materia de archivística.
Medidas contingentes
Las instalaciones de custodia de archivo que no tengan medidas escritas y que sean viables si sucede para que se asegure la continuidad de los servicios, tienen una serie de riesgos, ya que no garantizan que los servicios se pueden prestar con el mantenimiento de las medidas para la conservar de la documentación que se custodia.
Como vemos, la custodia externa en cuanto a los archivos debe ponerse en manos de auténticos profesionales, pues son ellos los que tienen que ofrecer un servicio de calidad que genere tranquilidad a las empresas que confían en esta clase de servicios.
Esperamos que después de todo esto que hemos dicho os haya quedado clara la importancia de confiar la custodia a firmas que realmente tengan como prioridad el cuidado de la valiosa información que en muchos casos tiene un valor incalculable.